Per il miglioramento di un’azienda, tra le varie soluzioni che si possono intraprendere, il passaggio dalla gestione cartacea a digitale è sicuramente uno dei principali.
Con l’utilizzo di archivi digitali, gestionali per l’azienda, si migliorano la produttività e l’efficienza di essa.
Vediamo in maniera più dettagliata i benefici che si possono avere con la digitalizzazione di un’azienda.
Maggiore velocità: La velocità di utilizzo è sicuramente il primo buon motivo per far passare la tua azienda all’utilizzazione digitale dei documenti e dei lavori. L’ utilizzo cartaceo richiede molto più tempo di un utilizzo digitale, in termini di tempo. La ricerca di un documento in un archivio digitale richiede pochi secondi, non c’è il rischio di perdere nessun documento e la ricerca può essere fatta da tutti i dipendenti dell’azienda, anche nello stesso momento.
Risparmio: Il risparmio di denaro è evidente: tutti gli acquisti fatti per creare un archivio cartaceo vengono eliminati. Questo risparmio viene visto anche come conseguenza della maggiore velocità: il tempo risparmiato dai dipendenti per la ricerca di un documento cartaceo, viene rimpiazzato per una maggiore efficienza dell’azienda.
Maggiore sicurezza: Gli archivi cartacei, all’interno dell’azienda, possono essere consultati da tutti i dipendenti, e alcuni documenti potrebbero avere valenza legale quindi un maggiore rischio se perduti o diffusi. Con i sistemi di sicurezza dei gestionali, i documenti più a rischio vengono protetti, e solo i dipendenti autorizzati possono farne visione.
Memoria del server: L’azienda non avrà più problemi di dove riporre fisicamente i tanti documenti a cui deve fare accesso. In base alla portata di documenti da digitalizzare, si possono richiedere diversi servizi di memoria, scegliendo quelli più adatti all’azienda.
Fatturazione Elettronica: Anche il processo di fatturazione elettronica svolge una funzione fondamentale per un’azienda che passa al digitale. Questo sistema infatti permette di emettere, inviare e ricevere digitalmente i documenti fiscali in modalità informatica, assicurando che il loro contenuto resti integro e valido a livello legale.
Come l’azienda Evolve, che grazie ad una soluzione informatica integrata denominata CertDoc, dà la possibilità ai propri clienti di gestire l’intero ciclo dell’invio delle fatture elettroniche in modo facile e trasparente.
L’utilizzo del digitale è ormai diventato indispensabile per tutti i settori, e porta a numerosi vantaggi all’interno dell’azienda in termini di tempo, di spazio e di efficienza.
